大きな社内プロジェクトを推進し成功させるためには、かなりの労力がかかります。ましてや会社の保守的なカルチャーや社内の政治的な感情のもつれなどが重なりますと、なかなかプロジェクトが前進しないこともあります。
今回はこのような社内の壁を乗り越えるときのヒントを考えてみましょう。
１．キーパーソンを当事者にする
プロジェクトに対しては、賛成派・反対派がいたり、社内体制の革新派・保守派などがいたり、様々な要素が絡み合っていることがあります。
そのようなときは、どの立場にしてもプロジェクトを自分ごととして捉えてもらうことが大事です。
例えば、プロジェクトのメンバーにそれぞれの立場の人に入ってもらい、当事者として考えてもらったり、
プロジェクトに対して意見具申をする委員会のようなものを同時に設置して、一緒に考えてもらったりすることもよいでしょう。
一番望ましくないことは、プロジェクトメンバー以外の人が、単なる批評家のようになってしまうことですので、
少しでも当事者として巻き込んでいきたいですね。
２．進捗状況を確認・共有する
ひとたびプロジェクトが動き始めましたら、全体の進捗管理を適切に行う必要があります。
一つのことだけが動く場合でしたらよいのですが、大抵の場合は複数のことが同時並行的に動いていき、
場合によっては、それぞれが関連した動きになっていることもあります。
ゆえに、全体として効率的に、円滑に動いていることを確認して、当該メンバーに共有することがとても大事です。
できればプロジェクトの進捗状況を、いつでも見られるようにスケジュールに落とし込んで、可視化できれば尚よいですね。
３．大義名分・目的を常に発信する
プロジェクトが進行するにつれて、新しい仕組みを作ったり、新しいシステムを導入したりすることがあり、
そのこと自体がかなりハードルが高いということがあります。
このようなときに起こりやすいことは、新しい仕組みやシステムを導入する作業の労力が大きくて、
いつしかそれらを導入することが目的になってしまうことです。
いわゆる本来の目的を達成するための手段であったことが、目的化してしまう現象です。
これにより導入したことで満足してしまうという、中途半端な雰囲気が社内で起きてしまうことは避けたいですね。
これを防ぐためには、ことあるたびに本来のプロジェクトの大義名分や目的を確認する場を設けることです。
特にそのために会議をする必要などはなく、通常の進捗管理ミーティングなどの冒頭で言葉に出して確認するといった程度のことを続けると良いでしょう。
４．できない理由よりどうしたらできるのかの議論をする
大きなプロジェクトであればあるほど、できない理由が思い浮かびやすいものです。
それを口にすること自体は決して悪いことではありませんが、大事なことはその時に、
その難しさを認識しながら、どうしたらできるようになるのか、どうだったらできるのか、という前向きな提案を一緒にすることです。
これにより議論の質がいっきに高くなり、プロジェクトの成功への道筋がより明確になっていきます。
これは最初が肝心で、もしできない理由だけを発言する場面があったときには、その場でどうしたらできると思うのかを提案してもらうことが大事です。
５．小さな実績を積み上げる
大きなプロジェクトは、その全体を一気に動かそうとしますと、とても労力がかかります。
ゆくゆくは全体を動かしていくためにも、まずはプロジェクト内の小さな前進を見せることがよいでしょう。
例えば、できるところから始めるのでもよいですし、一部の部署や従業員だけでスタートしてみるのでもよいでしょう。
要は、小さな成功事例を作っていくことで、早く動き始めていることや成功事例があることを社内に示すことができて、
プロジェクトメンバーや周囲に安心感を与えることができます。
６．やらないリスクを認識する
大義名分とも関連しますが、もしこのプロジェクトをやらない場合のリスクをきちんと発信することが大事です。
やらないという選択肢を選んだ場合、大抵の場合は、市場の動きにますます後れをとってしまったり、
顧客離れを加速させてしまったり、社内体制が弱体化してしまったりと、大きな痛手を負うことになりかねません。
これらをしっかり周知することにより、社内の団結を促進することにもなりますので、やらないことのリスクも適切に認識することが必要です。
７．経営層の後ろ盾を持つ
プロジェクトは、会社の方針として動かすものですので、経営層のバックアップはとても大切です。
ただ、これはプロジェクトを動かすときの様々な壁に対して、経営層になんとかしてもらうという意味ではありません。
あくまでもプロジェクトを推進するのはプロジェクトメンバーですが、
その壁があったとしてもプロジェクトを成功させることが期待されているということを、
経営層からも随時社内に発信してもらうことが大事だということです。
そのためには、経営層に対しても、適宜プロジェクトの進捗状況を報告することも忘れないようにしましょう。
以上
あなたの会社のプロジェクトは円滑に進んでいますか？
