あなたの店では「報告」や「会議」が意味のあるものになっていますか？

 

初めは意図や目的があって導入されたオペレーションでも、

時間の経過とともに、それをやることが目的になってしまい、形骸化してしまうことがあります。

 

今回は、気づかないうちに『形だけ』になってしまいがちな形骸化あるある５選をご紹介します。

 

＜形骸化あるある５選＞

 

１．理念の唱和がただの『儀式』に

 

会社の存在意義・方向性を定めた経営理念や日々の行動の仕方を示した行動指針は、

働く上でのよりどころとなるものですね。

 

それを浸透させるためや忘れさせないために、会議や朝礼の冒頭などに参加者全員で唱和する会社も多いです。

 

もちろん唱和すること自体は問題ありませんが、

毎回それをやっている中で、いつの間にか唱和することが形だけのものになっていることがありますので、注意したいですね。

 

時には唱和するだけではなく、経営理念や行動指針に関する出来事について共有したり、ディスカッションしたりすると良いでしょう。

 

２．売上報告が『作業』に

売上報告書は、週次・月次の売上報告書やキャンペーンのような販促企画の報告書など様々なものがあります。

 

これらのものは業務のPDCAを適切にまわすためにとても重要な役割を持っています。

 

例えば週次売上報告書では、前週の計画と実績のズレを振り返り、今週の計画を立てて報告書にして提出します。

 

ところが時間の経過とともに、売上報告書の記入欄に何かを記入しなければならないと、

記入欄を埋めることが目的になっている場合があります。

 

また、PDCAは単発ではなく、PDCAが次のPDCAにつながらなければいけないのですが、

前週の振り返りと今週の計画が全く別ものになっていることもありますので注意したいですね。

 

３．目的なき『会議中毒』

 

会議が終わった時に、「何のための会議だったのだろう？」「私はこの会議に必要だったのだろうか？」といった声を聞いたことはありませんか。

 

会議の目的は、指示の伝達、情報の共有、議題のディスカッション、案件の決裁・決定などがありますが、

これらがはっきりしていない会議は、何かスッキリしませんよね。

 

特に定例の会議になっているものは、その目的とその日のゴールを決めて臨まないと、

無駄な時間を費やすことになってしまいますので注意が必要です。

 

また、議題に沿った人選をすることや時間内にきちんと終わらせること、

反対に議題が少ない時は早めに終わらせることなども無駄な会議にしないコツですね。

 

４．人事評価の『モヤモヤ』

 

人事評価が適切に行われることは、従業員や会社の成長にとって必須のことと言えます。

 

ただ、評価基準が明確になっていなかったり、結局上長の好き嫌いで評価されてしまったりしますと、

評価表を提出することが目的になってしまうことがありますので気をつけたいですね。

 

また、人事評価の結果が適切に本人にフィードバックされないことも、人事評価を形骸化させてしまう可能性があります。

 

フィードバックは、本人の評価とその理由を説明して、今後の成長に活かすためにするものですので、きちんと話し合うことが必要ですね。

 

５．チェック表が『自己満ツール』に

 

オペレーションのチェック表は会社によって様々なものがありますが、チェックすることが目的にならないようにしましょう。

 

チェック表の目的は、現状の評価～改善点の洗い出し～改善策の作成と実行へとつなげることですので、

この流れを確認しながら、必ず改善策の実行まで行うことが大事です。

 

また、チェック表が多すぎたり、細かすぎたりしますと、それもチェック表の形骸化をもたらしますので注意が必要ですね。

 

＜形骸化の原因＞

 

形骸化する場合を見てきましたが、それらが何故起きてしまうのかもおさえておきましょう。

 

①目的の共有が不十分なため

 

そもそもやることの目的がきちんと共有されていなかったり、やることが作業化されていって目的意識が薄れてしまうと形骸化が起きてしまいます。

 

目的は最初だけではなく、時々再確認をする機会を全員で持つと良いでしょう。

 

②やったことが活かされないため

 

やったことの結果が次の業務の中で活かされなければ、必然的に形骸化が起きます。

 

やりっぱなしにしたりせず、結果を活かすことを当たり前にすることに力を注ぎましょう。

 

以上

 

あなたの店のオペレーションは形骸化していませんか？

この機会にいちど見直してみましょう！